Bauhofmanagement

Die Leistungsfähigkeit gemeindeeigener Bauhöfe wird aufgrund fehlender nachvollziehbarer Daten oft nur emotional geführt. Der Bauhof sollte, wie auch andere Teile der Gemeindeverwaltung, wie ein Dienstleistungsbetrieb funktionieren.Die Voraussetzung für erfolgreiche und leistungsfähige Betriebe, Bauhöfe eingeschlossen, sind u.a. motivierte Mitarbeiter und fundierte Daten. Wir empfehlen daher, die Grundlage für Verbesserungen zu schaffen.

Dazu bieten wir Ihnen ein sehr einfach zu handhabendes Softwareprogramm an, mit dessen Hilfe Sie in der Lage sind, sich jederzeit die Kosten einzelner Tätigkeiten, anzeigen zu lassen.

Unser Angebot besteht aus nachfolgenden Punkten:

1. Grundlagenermittlung

Durchführung der Grundlagenermittlung in Ihrer Verwaltung (Personal- und Gerätebestand, Qualifikation des Bauhofes, Verwaltungs- und Zuständigkeitsstrukturen, Kostenermittlung aus Haushaltsplan, etc.)

Die Ergebnisse der Grundlagenermittlung werden in einem Bericht zusammengefasst, der auch Empfehlungen für die weitere Vorgehensweise enthält.

Erfahrungsgemäß sind nachfolgende Schritte zu empfehlen:

2. Grundlagendarstellung zur Einführung einer Nachkalkulation für den Bereich des Bauhofes per EDV

Alle wirtschaftlichen Verbesserungen (Analyse von Stark- und Schwachstellen) setzen vorhandene gesicherte Daten voraus. Derartige Daten ergeben sich aus den Arbeitszeitnachweisen, die für bestimmte Projekte und Tätigkeiten bzw. Ortsteile erstellt werden. Das hierfür durch uns entwickelte Programm ermöglicht eine differenzierte Nachkalkulation aufgrund eingegebener tatsächlicher Stunden für bestimmte Projekte, wie z. B. Sportplätze, Dorfgemeinschaftshäuser, Friedhöfe etc. sowie für bestimmte Tätigkeiten, wie z. B. Schnee räumen, Rasen mähen, Rasenansaat. Ferner ist eine Auswertung der entstandenen Kosten für einzelne Ortsteile möglich.

Die Kosten werden sofort dem Wirtschafts- bzw. Haushaltsplan zugeordnet. Aufgrund der möglichen Auswertung nach den einzelnen angegebenen Kriterien sowie nach Geräte- und Personaleinsatz lassen sich in relativ kurzer Zeit Analysen über die Arbeitsweise des Bauhofes durchführen.

 

3. Anleitung, Beratung und Aufstellung einer Projektliste

Die Projekt- und Tätigkeitsliste ist so zu gestalten, dass der Verwaltungsauf-wand in vertretbaren Größenordnungen bleibt. Das bedeutet, dass nicht jede Einzelteilleistung nachkalkuliert wird, sondern nur Leistungen, die für eine Analyse relevant sind. Dieses Vorgehen entspricht den Nachkalkulationen wie sie Betriebe in der freien Wirtschaft, beispielsweise Baufirmen, durchführen, um gesicherte Daten zu erhalten. Im Wesentlichen sind die Projekte durch Sie bereits definiert.

 

4. Stundenkalkulation

Aufgrund der vorhandenen Daten ist eine erste Kalkulation der Stundenkosten (diese beinhalten u.a. auch Verwaltungskosten, Kleingeräte und Versicherungen) sowie der Kosten für Großgeräte durchzuführen.

Diese Kalkulation beinhaltet auch die Darstellung der Systematiken, so dass bei einer späteren Kalkulation diese seitens der kommunalen Verwaltung selbst durchgeführt werden kann.

 

5. EDV-Programm zur Datenerfassung

Lieferung, Installation und Einweisung in das EDV-Programm zur Datenanpassung.

Die Daten werden gemäß beiliegendem Stundenbericht seitens der Mitarbeiter aufgeschlüsselt und von einem Mitarbeiter in die EDV eingegeben. Der Verwaltungsaufwand beträgt hier ca. 5 Minuten pro Tag für die Mitarbeiter und ½ bis 1 Stunde pro Woche. Neben der Lieferung und Installation des Programmes ist eine ausführliche Einweisung in den Kosten enthalten.

 

6. Workshop Mitarbeiter

Die Einführung einer Nachkalkulation führt ausschließlich dann zu den gewünschten Effekten, wenn die Mitarbeiter des Bauhofes und der Verwaltung den möglichen Nutzen akzeptieren und durch Gespräche davon überzeugt werden, dass damit auch die positiven Leistungen der Arbeit dokumentiert werden und nicht nur ein Kontroll- und Verwaltungsaufwand entsteht. Im Rahmen der Mitarbeitergespräche werden auch erste Schwachstellenanalysen durchgeführt. Erfahrungsgemäß wissen die Mitarbeiter im Bauhof sehr gut, wo und in welcher Form Schwachstellen vorhanden und wie diese zu lösen sind.

Ferner kann im Rahmen dieser Workshops gleichzeitig ein Vorschlagswesen mit eingeführt werden.

 

7. Weitere Leistungen

Weitere Leistungen können auf Anfrage erbracht werden. Das Programm ist so aufgebaut, dass die Betreuung keinen besonderen Arbeitsaufwand bedeutet. Soweit nur geringfügige Leistungen notwendig werden, werden keine besonderen Honorarforderungen erhoben.

Kommunalmanagement Kommunalmanagement